IHRE DATEN

Datenschutzerklärung

Stand: 19.10.2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

Jorge Bouças
Niehler Str. 33
50733 Köln
Deutschland

Datenschutzkontakt: verwalter@qantrelian.com

2. Website und technischer Betrieb

Beim Besuch der Website verarbeitet der Webserver die für die Übertragung erforderlichen Verbindungsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt und angeforderte Adresse sowie technisch übermittelte Browserinformationen. Technische Protokolle können außerdem Antwortstatus und Fehlermeldungen enthalten. Dies dient der Auslieferung der Website, der Fehlerbehebung und dem Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb.

Hosting und eigene Sicherungen: Eigenbetrieb durch den im Impressum genannten Betreiber auf einem eigenen Server am privaten Standort des Betreibers. Sicherungskopien werden ebenfalls am privaten Standort des Betreibers aufbewahrt. Server und Sicherungskopien befinden sich in Deutschland.

Speicherschutz und Sicherungen: Der Betreiber hat am 17.10.2026 die Aktivierung des LUKS-Datenvolumes für Datenbank, hochgeladene Dateien, erzeugte Dokumente und anwendungsbezogene Schlüssel sowie der vor Übertragung mit restic verschlüsselten Sicherungen auf seinem eigenen NAS in Deutschland bestätigt. Server und NAS befinden sich in einem gemeinsam genutzten Bereich der privaten Wohnung, ohne abschließbaren Geräteschrank; andere Haushaltsangehörige können physischen Zugang haben. Die Verschlüsselung schützt gespeicherte Daten bei gesperrten Datenträgern; sie verhindert nicht jeden Zugriff auf laufende, entsperrte Systeme oder Manipulationen an Geräten. Eine Verschlüsselung der gesamten Systemplatte oder eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails wird damit nicht zugesagt. Der Betreiber hat am 17.10.2026 außerdem einen erfolgreichen Wiederherstellungstest einschließlich Datenbank und hochgeladener Dateien bestätigt. Schlüsselaufbewahrung, laufende Überwachung und regelmäßige erneute Wiederherstellungstests sind gesondert zu dokumentieren. Automatische nächtliche Sicherungen und Benachrichtigungen bei Sicherungsfehlern sind laut Betreiberbestätigung vom 17.10.2026 aktiv. Die Sicherungsrotation mit Entfernung von Sicherungen älter als 364 Tage ist laut Betreiberbestätigung vom 17.10.2026 ebenfalls aktiv.

Aufbewahrung technischer Protokolle: Technische Routineprotokolle der App werden in privaten Tagesdateien geführt und nach einer 14-Tage-Regel bereinigt. Laut Betreiberbestätigung vom 17.10.2026 sind auch die altersbasierte Host-/Container-Journalbereinigung mit einer 13-Tage-Grenze, die Containerumstellung und die Prüfung alter Text-/Containerlogs erfolgt. Für einen konkreten Sicherheitsvorfall notwendige Auszüge können getrennt, zweckgebunden und mit überprüfter Aufbewahrungsdauer bis zur erforderlichen Klärung aufbewahrt werden. Zusätzliche Dienste und Exporte sind gesondert auf ihre Aufbewahrung zu kontrollieren.

3. Registrierung, Anmeldung und Kontoverwaltung

Die beschriebenen Datenschutz- und Sicherheitsverfahren gelten für kostenlose und kostenpflichtige Konten gleichermaßen. Tarif- und Funktionskontingente schränken Betroffenenrechte oder die erforderliche Bearbeitung von Rückgabe- und Löschanfragen nicht ein.

Bei der Registrierung verarbeiten wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Kontotyp. Firma und Anschrift werden im Registrierungsformular nicht abgefragt und können später in den Kontoeinstellungen ergänzt werden. Eine Anschrift ist für die Registrierung und das reine Ansehen freigegebener Unterlagen nicht erforderlich. Sie kann später ergänzt werden und wird bei Funktionen mit entsprechendem Bedarf abgefragt, insbesondere als Anschrift der Vertragspartei beim AVV-Abschluss oder als Erstellerkontakt bei Jahresabrechnungen. Hinzu kommen Einstellungen, Berechtigungen und Informationen zur Nutzung von Kontingenten und Speicherplatz. Passwörter werden als Prüfwerte gespeichert. Für den angeforderten Zugang und seine Verwaltung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage.

Die Registrierung erfordert eine E-Mail-Bestätigung. Jede Anmeldung benötigt ein Passwort und einen sechsstelligen E-Mail-Code. Zur Absicherung speichern wir zeitlich begrenzte Token- bzw. Code-Prüfwerte, Versandzeitpunkte, Fehlversuchszähler und gegebenenfalls Sperrzeiten. Der Anmeldecode ist zehn Minuten gültig. Eine angemeldete Sitzung endet spätestens nach 24 Stunden. Der Schutz vor unberechtigtem Zugriff erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Änderungen an Konten, Berechtigungen und nutzungsabhängigen Kontingenten werden in einem Änderungsprotokoll dokumentiert. Dieses enthält betroffene Kontokennungen, erforderliche Änderungen an Rechten und Kontingenten, Zeitpunkt und auslösende Person sowie technische Nachweise. Die aktualisierte Protokollierung erfasst Änderungen an Profil-/Kontakttexten ohne deren alte und neue Inhalte; reguläre Akteure werden über Konto-ID zugeordnet. Ältere signierte Einträge können bis zur vorgesehenen Bereinigung noch historische Werte enthalten. Es dient der Nachvollziehbarkeit von Änderungen, der Missbrauchsaufklärung und der Klärung von Berechtigungs- und Vertragsfragen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die vorgesehenen Aufbewahrungsregeln stehen in Abschnitt 9.

Für erforderliche Mitteilungen zu Änderungen von Auftragsverarbeitern dokumentieren wir die betroffenen Administratorkonten und Gebäudezuordnungen, Empfängeradresse, Mitteilungsfassung, Versandzeitpunkte und Übergabestatus sowie gegebenenfalls Widersprüche und deren Bearbeitung. Dies dient der Erfüllung und dem Nachweis unserer Datenschutz- und Vertragspflichten; Rechtsgrundlagen sind, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO. Die vorbereitete Aufbewahrungsroutine sieht grundsätzlich drei Jahre nach dem späteren Zeitpunkt von angekündigtem Verarbeitungsbeginn und letzter Bearbeitung vor. Offene Widersprüche, ungeklärte Versandversuche und dokumentierte rechtliche Aufbewahrungsgründe werden gesondert behandelt. Die Löschroutine muss im Betrieb aktiviert und überwacht werden.

In den Benutzereinstellungen können angemeldete Personen einen kontobezogenen Datenexport anfordern. Dieser enthält eine lesbare, auf das Konto bezogene Auskunft mit Verarbeitungszwecken, Datenkategorien, Empfängerkategorien und den im Konto konkret dokumentierten Empfängern, Datenquellen, Aufbewahrungskriterien und vorhandenen Fristdaten, Drittlandhinweisen und Betroffenenrechten sowie strukturierte JSON-Daten, angenommene Nutzungsbedingungen und gebäudebezogene AVV-Fassungen. Passwörter, Passwortprüfwerte, Einmalcodes, Token, 2FA-Geheimnisse, Wiederherstellungscodes und SMTP-Passwörter werden nicht in die bereitgestellte Kopie aufgenommen. Nicht geheime Metadaten zu Anmeldevorgängen werden dagegen ausgegeben. Die Exportdatei wird in einer Hintergrundverarbeitung erstellt, ist nur für das betroffene angemeldete Konto abrufbar und wird grundsätzlich nach 24 Stunden entfernt. Eine konkrete Auskunftsanfrage kann weiterhin über den Datenschutzkontakt gestellt werden; soweit erforderlich, wird die automatisierte Bereitstellung für den Einzelfall um Angaben aus Workspace, privaten Fallakten oder anderen tatsächlich genutzten Systemen ergänzt.

4. Gebäude, Abrechnungen und geteilte Unterlagen

Benutzer können Gebäude, Einheiten, Eigentümer- und Mieterkontakte, Nutzungszeiträume, Verträge, Aufgaben, Dienstleisterkontakte, Buchungen, Verbrauchswerte, Dokumente und Wiki-Seiten mit Anhängen hinterlegen. Hierzu können Kontakt-, Vertrags-, Zahlungs- und Abrechnungsdaten anderer Personen gehören. Berechnungen und PDF-Berichte beruhen auf den hinterlegten Daten.

Für die eigenständige Konto- und Sicherheitsverwaltung ist der Plattformbetreiber verantwortlich. Soweit er Gebäudedaten im Auftrag eines Verwalters verarbeitet, bestimmt dieser die Zwecke und die zulässigen Inhalte; hierfür ist eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Verwalter müssen die Rechtsgrundlagen ihrer Datenverarbeitung und die Information der betroffenen Personen sicherstellen. Kostenloser Zugang ersetzt diese Voraussetzungen nicht.

Gebäudedaten und Dokumente sind innerhalb der Plattform für die jeweils berechtigten Konten zugänglich. Administratoren vergeben Gebäuderollen und können weitere Personen einladen. Dokumentenordner sind nur nach Anmeldung mit einer freigegebenen E-Mail-Adresse zugänglich. Bei einem angeforderten E-Mail-Versand werden die ausgewählten Unterlagen und erforderlichen Adressdaten an den E-Mail-Dienst und die ausgewählten Empfänger übermittelt. Bereits heruntergeladene oder per E-Mail zugestellte Kopien werden durch den späteren Widerruf einer Freigabe nicht zurückgerufen.

Bereichsexporte und -importe werden auf dem eigenen Server in einer getrennten Hintergrundverarbeitung erstellt beziehungsweise geprüft. Hochgeladene Importpakete und bereitgestellte Exportdateien werden grundsätzlich 24 Stunden nach Erstellung entfernt. Vor einem Import zeigt die App unter anderem Datensatz- und Dateianzahlen, geschätzten zusätzlichen Speicherbedarf, erkennbare Duplikate sowie bei Dokumenten eindeutig wiederherstellbare Verknüpfungen; der Import erfolgt erst nach Bestätigung. Protokolliert werden Auftrag, Bestätigung, Abschluss, Fehler und Abruf mit Konto-, Gebäude- und Auftragskennung, jedoch ohne Dateinamen oder Dateiinhalte.

Ein Gebäudeadministrator kann vom Kontodatenexport aus zusätzlich getrennte Hintergrundaufträge für sämtliche verfügbaren Bereiche seiner administrierten Gebäude und für jedes Wirtschaftsjahr starten. Diese Gebäudepakete können personenbezogene Daten anderer Personen enthalten. Sie dienen der Rückgabe der vom jeweiligen Auftraggeber kontrollierten Gebäudedaten und sind von der persönlichen Auskunft des angemeldeten Benutzers getrennt zu behandeln.

Vollständige Jahresabrechnungen enthalten auf der letzten Seite die hinterlegten Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Firma der erstellenden Person. Diese Angaben sind für Empfänger des Berichts sichtbar. Die Einzelabrechnungen enthalten diese Schlussseite nicht.

Dokumentenverwaltung und Gebäude-Wiki

Wiki-Seiten, Dokumente und ihre Verknüpfungen sind nur für Benutzer mit Zugriff auf das jeweilige Gebäude bestimmt. Betrachter dürfen lesen; Bearbeiter und Gebäudeadministratoren dürfen Inhalte und Anhänge bearbeiten. Verwalter entscheiden, welche personenbezogenen Angaben für die Gebäudeverwaltung erforderlich sind und wie lange die Inhalte benötigt werden. Freitexte und Uploads sind kein Aufbewahrungsort für unnötige sensible Angaben.

Bei neu ausgewählten Dokumenten verarbeitet die App die Datei auf dem eigenen Server, um Dokumentdatum und – bei erkannten Rechnungen – mögliche Angaben zu Firma, IBAN, Rechnungsbetrag und Verwendungszweck vorzuschlagen. Text wird zunächst unmittelbar aus unterstützten Dateien ausgelesen; bei Bilddateien und gescannten PDF-Seiten kann eine lokale deutsch-/englischsprachige OCR eingesetzt werden. Die hierfür angelegte Arbeitskopie und der ausgelesene Volltext werden nach Abschluss des Erkennungsvorgangs verworfen und nicht an einen externen Erkennungsdienst übermittelt. Übernommen werden nur die im Formular angezeigten und vom Benutzer kontrollierbaren Felder. Für die Buchungszuordnung vergleicht die App Rechnungsbetrag und Verwendungszweck mit vorhandenen Buchungen und zeigt eine Empfehlung; die Verknüpfung erfolgt erst durch Auswahl des Benutzers. Diese Hilfen bezahlen keine Rechnung, lösen keine Banküberweisung aus und treffen keine Entscheidung über eine Person.

Für die Nachvollziehbarkeit und Sicherheit werden Erstellen, Ändern, Verknüpfen und Löschen mit Zeitpunkt, auslösender Konto-ID, Gebäude-/Objekt-ID und den Namen der geänderten Felder dokumentiert. Datei- und Seitentexte, Dateinamen, Kontakte, E-Mail-Adressen und Kennwörter werden dabei nicht in diese neue Inhaltsprüfspur kopiert. Die Einträge nutzen die bestehende integritätsgesicherte Prüfspur und deren grundsätzlich dreijährige Aufbewahrung mit begründeten Aufbewahrungsausnahmen. Öffnen von Wiki-Seiten sowie Dokument-/Anhangabrufe werden getrennt mit Konto-/Objekt-ID, Zeitpunkt und Zugriffsart erfasst und im laufenden Bereinigungsverfahren nach 14 Tagen entfernt. Die Protokolle dienen der Zuordnung von Änderungen, Fehler- und Missbrauchsaufklärung, nicht der allgemeinen Leistungsüberwachung; für die Sicherheitsverarbeitung stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der jeweilige Gebäudeadministrator kann die gebäudebezogenen Einträge einsehen und exportieren.

Für Dokumente und Wiki-Seiten kann ein Löschdatum sowie eine Aufbewahrungssperre hinterlegt werden. Die laufende Aufbewahrungsroutine setzt fällige Löschungen um; eine Sperre verhindert diese bis zur Prüfung und Aufhebung. Ohne gesetztes Löschdatum müssen Verwalter die fortbestehende Erforderlichkeit regelmäßig prüfen. Das Entfernen eines Bibliotheksdokuments entfernt keine unabhängig benötigten Buchungsbelege. Eine physische Datei wird erst entfernt, wenn keine weitere Referenz sie benötigt. Verschlüsselte Sicherungen können frühere Stände bis zur vorgesehenen Rotation enthalten; sie stehen nicht für den normalen Benutzerzugriff zur Verfügung. Vor Freigabe einer Wiederherstellung sind spätere Löschungen und Zugriffsänderungen anhand aktueller, getrennt geschützter Nachweise erneut umzusetzen. Die Verschlüsselung ersetzt weder diese Prüfung noch die Sicherungsrotation.

5. Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Das Kontaktformular verarbeitet Ihre E-Mail-Adresse, den optionalen Namen, Betreff und Nachricht. Die Nachricht geht an Ihre angegebene Adresse; der Betreiber erhält eine Blindkopie (Bcc). Antworten können an die Kontaktadresse des Betreibers gesendet werden. Die App legt keine zusätzliche Kopie des Kontaktinhalts in ihrer Datenbank an. Die Nachricht wird im E-Mail-Postfach bearbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstigen Anfragen; das berechtigte Interesse besteht darin, Ihr Anliegen zu beantworten. Zum Missbrauchsschutz wird ein mit einem geheimen Schlüssel aus der Verbindungsadresse abgeleiteter Kennwert für bis zu zehn Minuten im Zwischenspeicher gehalten.

Bei telefonischen Anfragen verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben, gegebenenfalls Ihre übermittelte Rufnummer sowie notwendige Notizen zu Anliegen, Zeitpunkt und Bearbeitung. Wir zeichnen Gespräche nicht auf. Erforderliche Notizen werden zugriffsbeschränkt geführt; die App übernimmt Anrufe nicht automatisch. Für den Verbindungsaufbau verarbeiten die beteiligten Telekommunikationsanbieter Verbindungsdaten nach den für ihre Dienste geltenden Regeln. Für die Bearbeitung gelten die oben genannten Rechtsgrundlagen und die folgenden Aufbewahrungsregeln; erforderliche Vertrags-, Widerrufs- und Rechtsnachweise werden gesondert behandelt.

Aufbewahrung: Für gewöhnliche Kontaktanfragen gilt ein manuelles Verfahren: Wir kennzeichnen laufende Vorgänge und dokumentieren nach Abschluss das Abschlussdatum sowie den Löschprüftermin. Sechs Kalendermonate nach Abschluss werden die Nachrichten im nächsten monatlichen Prüflauf auf weiteren Bedarf geprüft und gelöscht, wenn kein begründeter Aufbewahrungsgrund besteht. Dieser Prüflauf erfolgt grundsätzlich am ersten Arbeitstag des Monats; versäumte Prüfungen werden zeitnah nachgeholt. Die App liest oder löscht das Workspace-Postfach nicht automatisch. Im Gmail-Papierkorb können gelöschte Nachrichten noch bis zu 30 Tage verbleiben, sofern sie nicht gezielt endgültig gelöscht werden. Gesendete und lokal gespeicherte Kopien sowie erforderliche Sheets-/Drive-Einträge werden mitgeprüft. Aufbewahrungspflichtige Geschäftskorrespondenz, Vertrags- und Widerrufsnachweise, Datenschutzanfragen und erforderliche Belege für konkrete Rechtsansprüche werden nach Zweck, Rechtsgrundlage und erforderlicher Dauer getrennt behandelt; ein neuer Prüftermin wird festgelegt. Wir dokumentieren die Prüfung mit Datum, Umfang und begründeten Ausnahmen, ohne gelöschte Mailinhalte erneut als Nachweis zu kopieren. Dienstleisterinterne Löschprozesse bleiben gesondert zu berücksichtigen.

Hinweise auf rechtswidrige Inhalte

Bei Inhaltsmeldungen verarbeiten wir die bezeichnete Fundstelle, Begründung, gegebenenfalls Name und E-Mail-Adresse, Erklärungen sowie erforderliche Prüf-, Entscheidungs- und Kommunikationsnachweise. Zweck ist die Bearbeitung von Hinweisen, der Schutz Betroffener und die Erfüllung einschlägiger Pflichten, insbesondere nach Art. 11–18 DSA. Rechtsgrundlage ist, soweit anwendbar, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; ergänzend können berechtigte Interessen an der Aufklärung von Missbrauch und dem Nachweis berechtigter Entscheidungen nach lit. f maßgeblich sein. Die Meldung ist keine Einwilligung zur Weitergabe beliebiger personenbezogener Unterlagen.

Das Formular übermittelt den Inhalt an das Betreiberpostfach über den beschriebenen Workspace-Versand; an eine angegebene Meldeadresse geht getrennt eine Eingangsbestätigung ohne den Meldungsinhalt. Der Meldungsinhalt wird nicht zusätzlich als Fall in der App-Datenbank gespeichert. Technische Schutzkennwerte und Sitzungsnachrichten können nach den beschriebenen Regeln verarbeitet werden. Die sachliche Bearbeitung erfolgt durch den Betreiber; notwendige Nachweise werden in einer zugriffsbeschränkten privaten Fallakte geführt. Betroffene Benutzer, erforderliche Berater oder zuständige Behörden erhalten nur die für den jeweiligen Zweck notwendigen und zulässigen Angaben; keine automatische Weiterleitung der vollständigen Meldung an andere Gebäudebenutzer.

Diese Fälle fallen nicht pauschal unter die Sechsmonatsregel für gewöhnliche Kontaktanfragen. Nach Abschluss werden die weitere Erforderlichkeit, etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder konkrete Rechtsstreitigkeiten geprüft und ein individueller Lösch- und Prüftermin festgelegt. Nur dafür erforderliche Nachweise bleiben getrennt und zugriffsbeschränkt erhalten; unnötige Inhaltskopien werden entfernt. Private Akten, Mailboxkopien und Sicherungen sind dabei gesondert zu berücksichtigen.

6. Postanschrift und Briefverkehr

Für die im Impressum angegebene Serviceanschrift nutzen wir Postflex. An diese Anschrift gerichtete Sendungen können aufgrund der erteilten Post- und Zustellungsvollmacht entgegengenommen und im Rahmen des gebuchten Tarifs bearbeitet, digitalisiert oder weitergeleitet werden. Dabei erhält Postflex Zugriff auf Absender- und Empfängerangaben und gegebenenfalls Briefinhalte. Ein zusätzliches Deutsche-Post-Postfach dient dem Briefempfang; Sendungen dorthin werden durch den Postdienstleister verarbeitet. [Postflex-Vertragspartner, gebuchte Leistungen und anwendbare Datenschutzvereinbarung anhand der Vertragsunterlagen bestätigen.]

Briefverkehr wird zur Bearbeitung Ihrer Anliegen und zur Entgegennahme rechtlicher Schreiben verarbeitet. Grundlage ist je nach Inhalt Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der zuverlässigen Erreichbarkeit und der Bearbeitung der Korrespondenz. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Erforderlichkeit zur Klärung rechtlicher Ansprüche bleiben unberührt.

7. Google Workspace, Betriebsverwaltung und weitere Empfänger

Für Versand und Empfang von E-Mails verwenden wir Google Workspace für qantrelian.com. Die Bestellung erfolgt über Squarespace als Wiederverkäufer; Google erbringt den E-Mail-Dienst. Für die Auftragsverarbeitung wurde das Cloud Data Processing Addendum (CDPA) am 17.10.2026 angenommen. Google-Vertragspartner ist Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Der Betreiber hat am 17.10.2026 bestätigt, den administrativen Wiederverkäuferzugriff von Squarespace in Google Workspace deaktiviert zu haben. Squarespace bleibt Wiederverkäufer für die Bestellung und Abrechnung; damit wird keine Aussage getroffen, dass dort keinerlei Vertrags- oder Abrechnungsdaten verarbeitet werden. Neben E-Mails verwendet der Betreiber Google Sheets und die zugehörige Drive-Ablage für Projekt- und Betriebsverwaltung. Dabei können Aufgabenlisten, E-Mail-Referenzen, Kundennamen und erforderliche Dokumentkopien verarbeitet werden. Dies umfasst je nach Vorgang Kontakt- und Zuordnungsdaten, Bearbeitungsstände sowie Inhalte der abgelegten Unterlagen. Die Nutzung erfolgt im betrieblichen Workspace-Konto. Weitere Dienste und KI-Funktionen sind damit nicht pauschal als Verarbeitung von Plattformdaten vorgesehen; ihr konkreter Einsatz ist gesondert zu erfassen und zu prüfen.

Für die Betriebsorganisation führen wir außerdem Aufgaben- und Bearbeitungsübersichten in Google Sheets und speichern erforderliche zugehörige Unterlagen in Google Drive. Dazu können Namen und Kontaktdaten von Kunden, E-Mail-Referenzen, Zuständigkeiten, Fristen und Bearbeitungsstände sowie erforderliche Dokumentkopien gehören. Dies dient der Vertrags- und Supportabwicklung sowie der Organisation von Datenschutz- und Sicherheitsaufgaben. Rechtsgrundlagen sind je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, konkret einschlägige gesetzliche Pflichten nach lit. c oder unser berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren Betriebsorganisation nach lit. f. Soweit Unterlagen Gebäudedaten enthalten, die wir im Auftrag verarbeiten, gelten stattdessen die dokumentierten Weisungen und der jeweilige AVV; der interne Organisationszweck schafft keine eigenständige Erlaubnis für beliebige Kopien von Kundendaten.

Für diese Ablagen gelten die zum jeweiligen Vorgang gehörenden Speicher- und Löschregeln, nicht automatisch die Frist für Routine-Kontaktmails. Die Bereinigung muss erforderliche Kopien, Freigaben und Exporte einbeziehen. Die eigene LUKS-/NAS-Verschlüsselung schützt nicht automatisch die bei Google gespeicherten Inhalte. Die unten beschriebene Drittlandverarbeitung betrifft auch Sheets-/Drive-Inhalte; eine ausschließliche Speicherung in Deutschland oder der EU wird nicht zugesagt.

Über den E-Mail-Dienst werden insbesondere Bestätigungen, Anmeldecodes, Einladungen, Kontaktanfragen und ausdrücklich angeforderte Dokumente versendet und Antworten empfangen. Dabei werden Absender- und Empfängeradressen, Nachrichteninhalte, gegebenenfalls Anhänge und technische Versanddaten verarbeitet. Für den Betrieb, die Kontoerbringung und die Sicherheit gelten die in den vorstehenden Abschnitten genannten Rechtsgrundlagen.

Google Workspace wird ohne EU-/EWR-Datenregionsbeschränkung eingesetzt. Vertragspartner ist Google Cloud EMEA Limited in Irland. Personenbezogene Daten können auch außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden. Google hat das EU–U.S. Data Privacy Framework als alternative Transferlösung für erfasste Übermittlungen in die USA und von dort weiter übernommen; dabei ist Google LLC für die Einhaltung des Weiterübermittlungsprinzips verantwortlich. Der vom Betreiber am 17.10.2026 bereitgestellte amtliche Registerauszug führt Google LLC als aktiven Teilnehmer mit Non-HR-Daten auf. Eine eigene Zertifizierung jedes nachgelagerten Auftragsverarbeiters folgt daraus nicht als allgemeine Voraussetzung. Für nicht erfasste Übermittlungen gelten die einschlägigen vertraglichen Standardvertragsklauseln, deren Voraussetzungen und erforderliche zusätzliche Maßnahmen gesondert zu prüfen sind. Wir überwachen die Grundlagen und stellen auf Anfrage Informationen zu den anwendbaren Garantien bereit. Die Transferbewertung bezieht sich auf den beschriebenen Workspace-Einsatz und ersetzt keine Prüfung zusätzlicher Dienste oder anderer Datenverwendungen.

Informationen zu Googles Verarbeitung und Unterauftragsverarbeitern: Cloud Data Processing Addendum und Google-Workspace-Unterauftragsverarbeiter. Auskünfte zu den für unseren Vertrag geltenden Garantien und Bezugsmöglichkeiten erhalten Sie über den Datenschutzkontakt.

Beim durch Benutzer ausgelösten Dokumentversand an Eigentümer und Mieter werden ausschließlich PDF-Anhänge mit AES-256 und einem Öffnungspasswort bereitgestellt. Das zufällig erzeugte Passwort folgt in einer separaten E-Mail an dieselben An-/Bcc-Empfänger; bei Einzelabrechnungen wird je Empfängergruppe ein eigenes Passwort verwendet. Das Passwort wird für die Versandverarbeitung nur vorübergehend im Arbeitsspeicher gehalten und nicht als Versandnachweis gespeichert. Protokolliert werden erforderliche Zuordnungen, Versandstatus und gegebenenfalls ein unbestätigter Passwortversand. Betreff, Nachrichtentext, Dateinamen sowie das Passwort in der zweiten E-Mail sind für die jeweiligen E-Mail-Dienste zugänglich. Der Versand über dasselbe Postfach ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und kein unabhängiger zweiter Übermittlungsweg. Authentifizierte Dokumentenordner bleiben die voreingestellte Bereitstellungsart für Einzelabrechnungen.

Bei Verwendung eigener E-Mail-Einstellungen eines Gebäudes werden die ausgewählten Nachrichten über den hierfür eingerichteten Dienst versendet. Der Gebäudeadministrator weist die Nutzung an und stellt seine Berechtigung sowie die erforderlichen Angaben zum Anbieter und zur Vertragsstruktur bereit. Ob der Maildienst ein eigener Auftragsverarbeiter des Auftraggebers oder ein weiterer Verarbeiter in unserer Auftragskette ist, wird anhand der tatsächlichen Verhältnisse geprüft. Unsere eigenen Datenschutzpflichten bleiben bestehen; die bloße Eingabe von Zugangsdaten ist keine rechtliche Freigabe. Für die Anbieterprüfung speichern wir erforderliche Angaben zum Anbieter, Vertragspartner, Ländern und Transfergrundlagen, Nachweisreferenzen, Auftragskette sowie Prüfentscheidungen mit Datum und begrenzter Gültigkeit. Historische Prüfsnapshots werden grundsätzlich nach drei Jahren bereinigt, soweit keine dokumentierten rechtlichen Aufbewahrungsgründe entgegenstehen. Die technischen SMTP-Passwörter werden getrennt verschlüsselt gespeichert und nicht in die Prüfsnapshots übernommen. Auch berechtigte Verwalter, Eigentümer oder Mieter können Empfänger sein, soweit ein Benutzer ihnen Zugriff oder einen Versand zuweist. Behörden, Gerichte oder Berater erhalten Daten nur, soweit hierfür eine rechtliche Grundlage besteht.

Die gesonderten Angaben nach dem Data Act zu Anbieterwechsel, Exportformaten, Infrastruktur-Gerichtsbarkeit und Schutz in der Union gespeicherter nicht personenbezogener Daten finden Sie unter Datenportabilität & Anbieterwechsel.

8. Cookies und externe Ressourcen

Die App verwendet technisch erforderliche Cookies für Anmeldung und Formularschutz. Das Sitzungscookie unterstützt die Anmeldung; die Sitzung endet spätestens nach 24 Stunden. Das Cookie für Formularschutz kann bis zu 364 Tage gespeichert werden. Ihr Browser kann die Cookies früher löschen. Ohne die erforderlichen Cookies funktionieren geschützte Anmeldung und Formulare nicht zuverlässig. Die Ausnahme für unbedingt erforderliche Speicherung bzw. Zugriffe folgt aus § 25 Abs. 2 TDDDG; die zusätzliche Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der DSGVO.

Die öffentlichen Seiten verwenden keine Analyse- oder Werbetracker und laden keine externen Schriftarten. Darstellung und Schriftarten stammen aus lokalen Ressourcen bzw. Ihrem Betriebssystem. Externe Links übertragen Daten an die verlinkten Anbieter, wenn Sie sie öffnen.

9. Speicherdauer und Löschung

Der Betreiber hat am 17.10.2026 bestätigt, die Aufbewahrungsroutinen im Produktivbetrieb aktiviert zu haben. Die regelmäßige Ausführung des Bereinigungsjobs und die Kontrolle seiner Ausgabe auf Fehler wurden vom Betreiber ebenfalls bestätigt. Konten werden nach 24 Monaten ohne erfolgreiche Anmeldung und ohne aktives Abonnement gelöscht. Warnungen werden mindestens 60 und 7 Tage vor dem tatsächlichen Löschtermin an die Konto-E-Mail-Adresse übergeben. Ohne beide erfolgreichen Mailserver-Übergaben erfolgt keine automatische Inaktivitätslöschung. Eine erneute Anmeldung verhindert die Löschung. Dabei werden auch alle vom Konto administrierten Gebäude, Jahresabrechnungen, Dateien und Freigaben gelöscht; andere Benutzerkonten bleiben bestehen. Notwendige Konto- und Berechtigungsänderungsprotokolle unterliegen einer höchstens dreijährigen Aufbewahrung mit geprüftem Kettencheckpoint. Gesetzliche Aufbewahrungsgründe werden gesondert behandelt. Eigene Sicherungen unterliegen der vereinbarten maximal einjährigen Rotation; die Aktivierung der Sicherungsrotation wurde vom Betreiber am 17.10.2026 bestätigt. Die Wiederanwendung von Löschungen nach Wiederherstellung muss gesondert nachgewiesen werden. Externe Mail-, Post- und Sicherungslöschprozesse sind separat zu berücksichtigen. Alle als bezahlt markierten Konten bleiben geschützt, bis tatsächliche Abonnement-Enddaten berücksichtigt werden können.

Erforderliche gesetzliche Nachweise werden getrennt von nicht mehr benötigten Nutzungsdaten behandelt. Bei berechtigten Löschanfragen ist zu prüfen, welche Daten gelöscht werden können und welche wegen gesetzlicher Pflichten oder konkreter Rechtsansprüche vorübergehend aufbewahrt werden müssen. Für im Auftrag verarbeitete Gebäudedaten gelten außerdem die zulässigen Weisungen und Vereinbarungen mit dem jeweiligen Verantwortlichen. Eine bloße Kontosperre ist keine Löschung.

Widerrufe und Vertragsnachweise

Die jeweils ausdrücklich angenommenen Nutzungsbedingungen einschließlich Widerrufsinformationen werden versioniert gespeichert und als Datei per E-Mail bereitgestellt. Widerrufserklärungen über die Online-Funktion werden mit Name, Bestätigungsadresse, Vertragszuordnung, Eingangszeitpunkt und Versandstatus gespeichert. Der Anbieter dokumentiert Zuordnung, Bearbeitung und Aufbewahrungsprüftermin. Dies dient der Erfüllung und dem Nachweis von Vertrags- und Verbraucherpflichten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie, soweit erforderlich, der Klärung konkreter Rechtsansprüche nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ein Tarifwechsel, fehlende Anmeldung oder ein ausgeschöpftes Kontingent verhindern die Erklärung nicht. Die Eingangsbestätigung wird einzeln versendet. Aufbewahrungsdauer und gegebenenfalls notwendige Ausnahmen werden fallbezogen geprüft; der sechsmonatige Routinekontaktablauf ersetzt keine erforderliche Aufbewahrung von Vertragsnachweisen.

10. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Widerspruch: Bei einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Die für den Betreiber zuständige Stelle ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf; E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de; Website: https://www.ldi.nrw.de.

Wenden Sie sich für Anfragen an den oben genannten Datenschutzkontakt. Betreffen Anfragen Gebäudedaten, für die ein anderer Verwalter verantwortlich ist, unterstützen wir die Zuordnung an diesen Verantwortlichen.

11. Erforderliche Angaben und automatisierte Entscheidungen

Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sind für die Registrierung erforderlich; Firma und Anschrift sind optional. Ohne die erforderlichen Angaben kann das Konto nicht eingerichtet werden. Eine fehlende Anschrift verhindert die Registrierung oder den Zugriff auf berechtigt freigegebene Unterlagen nicht. Für den AVV-Abschluss muss die Anschrift der Vertragspartei angegeben werden; vor der Erstellung einer Jahresabrechnung muss der Ersteller seine Anschrift ergänzen. Im Kontaktformular ist die E-Mail-Adresse erforderlich, der Name dagegen optional. Die App verwendet keine automatisierten Entscheidungen über Personen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

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