DATEN IM AUFTRAG VERARBEITEN
Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO · Version 18.10.2026. Die Vereinbarung einschließlich Anlagen ist vor Verarbeitung echter Kundendaten gesondert abzuschließen. Der Aufruf dieser Seite und die Kontoregistrierung schließen diese Vereinbarung derzeit nicht automatisch ab. Die gebäudebezogene Annahme erfolgt ausdrücklich im AVV-Formular.
1. Parteien und Rollen
Auftraggeber: die im gebäudebezogenen Annahmeprotokoll mit Name, Anschrift, Kontakt und Rolle bezeichnete Person oder Organisation. Auftragnehmer: Jorge Bouças, Niehler Str. 33
50733 Köln
Deutschland, verwalter@qantrelian.com.
Der Auftraggeber entscheidet über die Zwecke und zulässigen Inhalte der Gebäudeverwaltung. Der Auftragnehmer verarbeitet die überlassenen Gebäudedaten nach dokumentierter Weisung. Ist der Auftraggeber selbst Auftragsverarbeiter, stellt er die erforderliche Berechtigung des Verantwortlichen zur Unterbeauftragung sicher. Für eigene Konto-, Sicherheits- und gegebenenfalls Vertragsabrechnungsdaten kann der Plattformbetreiber eigenständig verantwortlich sein; diese Rollen werden getrennt behandelt.
2. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck
Gegenstand ist der technische Betrieb der angeforderten Gebäudeverwaltungsfunktionen: Speicherung, Organisation, Änderung, Berechnung und PDF-Erstellung, lokale Text-/OCR-Erkennung und Vorschläge aus Dokumenten, Vorschläge zur Buchungszuordnung, Bereitstellung, angewiesener Versand, Zugriffsschutz, Sicherung, Wiederherstellung und Löschung. Erkennungsergebnisse und Zuordnungsvorschläge werden erst durch die kontrollierbare Eingabe beziehungsweise Auswahl eines berechtigten Benutzers übernommen; es erfolgt keine Zahlungsauslösung. Die Verarbeitung dauert für die vereinbarte Nutzung und die erforderliche Rückgabe- und Löschabwicklung an. Die Grenzen des Hauptvertrags, berechtigte Löschanweisungen und gesetzliche Pflichten bleiben maßgeblich.
3. Daten und betroffene Personen
Betroffene sind insbesondere Eigentümer, Mieter, Bewohner, Ansprechpartner von Handwerkern und Dienstleistern, beteiligte Verwalter und berechtigte Empfänger. Daten können Namen, Anreden, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Nutzungs- und Eigentumszeiträume, Vertragsdaten, Zahlungs- und Buchungsdaten, Verbrauchsdaten, Zuordnungen, Dokumente und Kommunikationsinhalte umfassen.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO und strafrechtliche Daten nach Art. 10 DSGVO sind nicht als regulärer Vertragszweck vorgesehen. Ihre notwendige Verarbeitung bedarf einer vorherigen gesonderten Prüfung und Vereinbarung. Der Auftraggeber vermeidet nicht erforderliche oder besonders sensible Inhalte in Freitexten und Anhängen.
4. Weisungen und Vertraulichkeit
Weisungen ergeben sich aus dieser Vereinbarung, den erlaubten Einstellungen und Handlungen der berechtigten Benutzer sowie weiteren dokumentierten Anweisungen über den vereinbarten Kontakt. Der Auftragnehmer verarbeitet Daten nicht für eigene Werbung oder andere eigene Zwecke. Weitere Weisungen, deren Absender und Ausführung werden nachvollziehbar dokumentiert.
Der Auftragnehmer weist unverzüglich auf Weisungen hin, die nach seiner Auffassung Datenschutzrecht verletzen, und klärt ihre Ausführung. Muss er aufgrund von Unions- oder Mitgliedstaatenrecht abweichend verarbeiten, informiert er den Auftraggeber vorher, soweit das Recht dies erlaubt. Personen mit Datenzugriff sind zur Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen einer entsprechenden gesetzlichen Verpflichtung.
5. Sicherheit und Nachweise
Der Auftragnehmer trifft risikogerechte technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Die TOM-Anlage ist Bestandteil der zu vereinbarenden Fassung. Offene Angaben in dieser Anlage sind vor Vertragsschluss zu schließen. Wesentliche Änderungen dürfen das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschreiten; notwendige Änderungen und Nachweise werden dem Auftraggeber bereitgestellt.
6. Weitere Auftragsverarbeiter und Länder
Der Auftraggeber erteilt eine allgemeine Genehmigung für die im vereinbarten Verzeichnis konkret bezeichneten weiteren Auftragsverarbeiter. Über geplante Hinzufügungen oder Ersetzungen informiert der Auftragnehmer in Textform unverzüglich nach eigener Kenntnis und mindestens 14 Kalendertage vor dem vorgesehenen Beginn der betroffenen Verarbeitung. Die Mitteilung nennt Anbieter, Leistung, betroffene Daten, Länder, vorgesehenen Beginn sowie wesentliche Schutz- und Transferangaben. Lieferantenmitteilungen werden ohne vermeidbare Verzögerung weitergegeben; deren Vorlauffrist beginnt nicht erst mit der Weiterleitung erneut.
Der Auftraggeber kann innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zugang der Mitteilung aus nachvollziehbaren Datenschutzgründen über den benannten Kontakt widersprechen. Später bekannt werdende begründete Datenschutzbedenken bleiben zu berücksichtigen. Schweigen begründet keine gesonderte neue Einwilligung und ersetzt weder die vereinbarte Genehmigung noch die erforderlichen Schutzmaßnahmen. Der Auftragnehmer prüft Widersprüche unverzüglich mit dem Auftraggeber und dokumentiert Ergebnis und Maßnahmen. Vor Klärung eines begründeten Widerspruchs wird die betroffene neue Verarbeitung für dessen Daten nicht aufgenommen oder fortgesetzt.
Reicht die tatsächliche Vorlaufzeit nicht aus, kann der Auftraggeber die Änderung nicht rechtzeitig prüfen oder lässt sich ein begründeter Widerspruch nicht auflösen, wird eine geeignete Alternative oder die Aussetzung beziehungsweise Beendigung der betroffenen Leistung mit Datenrückgabe und Löschung nach dieser Vereinbarung organisiert. Ist eine kundenspezifische Trennung technisch nicht möglich, sind entsprechend weitergehende Maßnahmen am Dienst erforderlich. Eine nachträgliche Mitteilung heilt keine fehlende rechtzeitige Information. Zwingende Rechte und berechtigte Maßnahmen bei akuten Sicherheitsvorfällen bleiben unberührt; eine Dringlichkeit begründet keine pauschale Ausnahme von Datenschutzpflichten.
Für angeforderten Plattform-E-Mail-Versand sowie erforderliche, dokumentierte Unterstützung der Auftragsabwicklung in Sheets und der zugehörigen Drive-Ablage ist Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland, mit Google Workspace vorgesehen. Der CDPA wurde am 17.10.2026 angenommen. Empfänger-/Absenderdaten, Inhalte, Anhänge und technische Versanddaten sowie erforderliche Aufgaben-, Kontakt-, Zuordnungs- und Bearbeitungsangaben und Dokumentkopien können betroffen sein. Auftragsdaten dürfen nur im erforderlichen, vereinbarten Weisungsumfang in die Verwaltungsablage übernommen werden; eine beliebige zusätzliche Nutzung wird damit nicht erlaubt. EU-only-Speicherung wird nicht erzwungen. Weitere Google-Unterauftragsverarbeiter stehen in Googles Verzeichnis; dessen für den Vertrag maßgebliche Fassung und Änderungen sind zu dokumentieren. Erforderliche Änderungsmitteilungen werden einzeln an die aktuelle Konto-E-Mail-Adresse des betroffenen Gebäudeadministrators gesendet. Empfängerauswahl, Mitteilungsfassung, Versandstatus und Widerspruchsbearbeitung werden dokumentiert; die Kontaktdaten sind aktuell zu halten. Die datierte Anbieter-/Länderanlage und die dokumentierte DPF-/Weiterübermittlungsstruktur sind zu berücksichtigen; zusätzliche Anbieter oder nicht erfasste Wege bedürfen gesonderter Prüfung.
Kundeneigene Gebäude-Maildienste werden nur auf dokumentierte Weisung des berechtigten Auftraggebers und nach Klärung von Anbieter, Vertragspartei, Datenschutzrollen, erforderlichen Vereinbarungen, Verarbeitungsländern, Transfergrundlagen und Schutzmaßnahmen eingesetzt. Ein vom Auftraggeber beauftragter Maildienst kann dessen eigener Auftragsverarbeiter sein; wird er vom Auftragnehmer als weiterer Verarbeiter eingebunden, gelten die Pflichten dieser Vereinbarung für die Unterbeauftragung. Maßgeblich ist die tatsächliche Vertrags- und Verarbeitungssituation. Die Auswahl durch den Auftraggeber entbindet den Auftragnehmer nicht von seinen eigenen Pflichten. Zugangsdaten, Kontingente oder Jahrescredits ersetzen weder die erforderliche Prüfung noch eine Genehmigung. Änderungen des Anbieters oder des bewerteten Umfangs bedürfen erneuter Prüfung. Postflex ist nur insoweit weiterer Auftragsverarbeiter für Kundengebäudedaten, wie solche Daten tatsächlich durch den angewiesenen Post- oder Scanprozess verarbeitet werden; bloße Anbieter-Korrespondenz ist getrennt zu betrachten.
Drittlandübermittlungen setzen eine passende Grundlage nach Kapitel V DSGVO und gegebenenfalls ergänzende Maßnahmen voraus. Eine allgemeine Freigabe oder der Hinweis auf Drittlandverarbeitung ersetzt diese Voraussetzungen nicht. Der Auftragnehmer bleibt für die Erfüllung der Pflichten seiner weiteren Auftragsverarbeiter verantwortlich.
7. Betroffenenrechte und Unterstützung
Anfragen betroffener Personen zu Auftragsdaten werden unverzüglich an den Auftraggeber weitergeleitet. Der Auftragnehmer beantwortet sie nicht eigenständig in der Sache, soweit keine gesetzliche Pflicht oder entsprechende Weisung besteht. Er unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung bei Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit.
Er unterstützt außerdem bei Sicherheitsmaßnahmen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorheriger Konsultation, soweit einschlägig und die erforderlichen Informationen verfügbar sind. Ansprechpartner und sichere Kontaktwege werden vor Beginn der Verarbeitung festgelegt.
8. Datenschutzverletzungen
Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich nach Bekanntwerden einer Verletzung des Schutzes von Auftragsdaten. Er übermittelt verfügbare Angaben zu Art und Umfang, betroffenen Daten und Personengruppen, möglichen Folgen, ergriffenen Maßnahmen und einer Kontaktstelle. Fehlende Angaben werden ohne unangemessene Verzögerung nachgereicht. Er unterstützt bei Aufklärung und gesetzlichen Meldungen; die Meldeverantwortung des Auftraggebers bleibt unberührt.
9. Kontrolle
Der Auftragnehmer stellt die zum Nachweis der Einhaltung von Art. 28 DSGVO erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht sowie unterstützt Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von ihm beauftragten Prüfer. Angemessene Abstimmung, Vertraulichkeit und der Schutz anderer Kunden sind zu berücksichtigen, dürfen notwendige Kontrollen aber nicht ausschließen. Rechtmäßige behördliche Kontrollen bleiben unberührt.
10. Rückgabe, Beendigung und Löschung
Nach Abschluss der Verarbeitungsleistungen werden nach Wahl des Auftraggebers Daten zurückgegeben oder gelöscht; vorhandene Kopien werden ebenfalls gelöscht, soweit keine gesetzliche Speicherpflicht besteht. Für die Rückgabe werden die vorhandenen Paketexporte oder eine anderweitig abgestimmte Bereitstellung genutzt. Fehlende Exportrechte im Konto verhindern eine berechtigte Rückgabe nicht.
Berechtigte Löschweisungen für aktive Auftragsdaten werden innerhalb von sieben Kalendertagen nach Prüfung von Identität, Weisungsbefugnis und Umfang ausgeführt. Diese Prüfung erfolgt ohne vermeidbare Verzögerung. Die Frist ist eine vertragliche Leistungszusage; strengere gesetzliche Pflichten und notwendige sofortige Schutzmaßnahmen bleiben unberührt. Wird zunächst eine Rückgabe verlangt, erfolgt sie über einen mit dem Auftraggeber abgestimmten sicheren Übermittlungsweg. Für den Abruf stehen grundsätzlich 14 Kalendertage ab Mitteilung der tatsächlich nutzbaren Bereitstellung zur Verfügung. Beginn, Ablauf und anschließender Löschzeitpunkt werden dem Auftraggeber mitgeteilt. Verlängerungen können im Einzelfall dokumentiert vereinbart werden. Nach Ablauf der vereinbarten Abholfrist wird der Downloadzugriff beendet; die bereitgestellten Exportkopien und die zur Löschung bestimmten aktiven Auftragsdaten werden zum zuvor vereinbarten Zeitpunkt gelöscht. Eine berechtigte frühere Löschweisung oder zwingende gesetzliche Pflicht geht der Abholfrist vor. Gesetzlich erforderliche Ausnahmen werden konkret begründet und der Zugriff auf die betroffenen Daten beschränkt; Abschluss, Ausnahmen und noch auslaufende Sicherungs- oder Anbieterprozesse werden dem Auftraggeber mitgeteilt.
Eine ordentliche Dienstbeendigung wird grundsätzlich 30 Tage vorher angekündigt. Die vereinbarten Inaktivitätswarnungen erfolgen mindestens 60 und 7 Tage vor der tatsächlichen Löschung; die dann vorgesehene Löschung umfasst administrierte Gebäude und Dateien. Der Hauptvertrag und diese Vereinbarung müssen den konkreten Ablauf, die Weisungsbefugnis und Rechte Dritter abdecken. Eine berechtigte frühere Löschanweisung wird nicht allein wegen der Inaktivitätsfrist zurückgewiesen.
Der Betreiber hat am 17.10.2026 bestätigt, für eigene Sicherungen ein bereits vor der Übertragung restic-verschlüsseltes Repository auf einem eigenen NAS in Deutschland und für die aktiven Daten ein eigenes LUKS-Datenvolume aktiviert zu haben. Eine Verschlüsselung der gesamten Systemplatte oder eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails wird damit nicht zugesagt. Ein erfolgreicher Wiederherstellungstest einschließlich Datenbank und hochgeladener Dateien wurde vom Betreiber am 17.10.2026 bestätigt. Schlüsselaufbewahrung, Überwachung und regelmäßige erneute Wiederherstellungstests sind gesondert zu dokumentieren. Die tatsächlichen räumlichen Zugangsbedingungen sind in der TOM-Anlage beschrieben.
Für eigene Sicherungen gilt eine maximale Rotation von 364 Tagen; sie sind außerhalb der Wiederherstellung nicht für normale Nutzung freigegeben. Dies ist eine technische Obergrenze und keine pauschale Berechtigung zur einjährigen Weiteraufbewahrung. Die Erforderlichkeit und gegebenenfalls kürzere Löschmöglichkeiten werden im Einzelfall geprüft. Die Sieben-Tage-Zusage für aktive Auftragsdaten bedeutet keine Zusage, dass sämtliche Sicherungs- oder Empfängerkopien innerhalb dieser Frist entfernt werden. Vor einer erneuten Bereitstellung nach Wiederherstellung werden zwischenzeitliche Löschungen, Einschränkungen und widerrufene Zugriffe anhand gesondert geschützter aktueller Nachweise abgeglichen und erneut angewendet. Bei unvollständigem Nachweis bleiben die betroffenen Daten und Zugriffe bis zur Klärung gesperrt. Die hierfür vorbereitete manuelle Verfahrensanweisung ist vor öffentlichem Start einzuführen und zu erproben. Für Google gelten zusätzlich die Löschprozesse des CDPA, die nach Eintritt der dort beschriebenen Voraussetzungen bis zu 180 Tage vorsehen können. Abweichende gesetzliche Aufbewahrungspflichten werden nach Datenkategorie und Rechtsgrundlage dokumentiert, der Zugriff beschränkt und der Auftraggeber informiert.
11. Abschluss und Vorrang
Dieser AVV einschließlich der vervollständigten TOM- und Unterauftragsverarbeiteranlagen wird in Textform oder elektronisch mit nachweisbarer Zuordnung der Parteien, Version und Annahme abgeschlossen. Er hat bei Widersprüchen zu allgemeinen Nutzungsbedingungen für die Auftragsverarbeitung Vorrang. Zwingende Datenschutzrechte und Haftungsregeln bleiben unberührt.
Die Identität des Auftraggebers, Gebäudezuordnung, Rolle, Bestätigung der Vertretungs-/Weisungsbefugnis und Annahme werden im gebäudebezogenen Annahmeprotokoll dokumentiert; die Fassung einschließlich Anlagen wird unverändert gespeichert.