Technische und organisatorische Maßnahmen
Die beschriebenen technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen gelten für kostenlose und kostenpflichtige Konten gleichermaßen. Zugriffsschutz, Verschlüsselung, Sicherungen und die Bearbeitung von Sicherheitsvorfällen werden nicht vom Tarif abhängig gemacht.
TOM-Anlage zum AVV · Prüfstand 18.10.2026. Diese Übersicht unterscheidet vorhandene Funktionen und noch nachzuweisende Betriebsmaßnahmen. Sie ist kein Zertifikat. Die für den konkreten Produktivbetrieb geltende Fassung ist vor AVV-Abschluss festzulegen.
| Bereich | Vorhandene Funktionen / bestätigte Angaben | Noch im Betrieb zu prüfen |
|---|---|---|
| Zutritt | Eigener Server und eigenes NAS in Deutschland. Laut Betreiberbestätigung vom 17.10.2026 stehen beide in einem gemeinsam genutzten Bereich der privaten Wohnung ohne abschließbaren Geräteschrank; andere Haushaltsangehörige können physischen Zugang haben. | Zusätzlicher Schutz vor unbefugter Bedienung und Manipulation, Diebstahl, Brand, Wasser und gemeinsamem Ausfall von Server und Sicherungen; Datenträgerentsorgung. Eine ausschließliche physische Zugriffsmöglichkeit des Betreibers wird nicht zugesagt. |
| Zugang | Passwort-Prüfwerte, bestätigte E-Mail-Adresse, verpflichtender E-Mail-Anmeldecode, Fehlversuchsbegrenzung und feste 24-Stunden-Anmeldung. Zwei-Schritt-Verifizierung des Google-Workspace-Administratorkontos ist laut Betreiber aktiviert. | Sichere Wiederherstellung des Workspace-Kontos, SSH- und Serverzugänge, zeitnahe Sperrung nicht mehr benötigter Zugänge. |
| Zugriff und Trennung | Gebäudebezogene Rollen und serverseitige Berechtigungsprüfungen; Dokumentenfreigaben an berechtigte Konto-E-Mail-Adressen. | Regelmäßige Rechteprüfung, sichere Bedienung von Verwaltungswerkzeugen und Prüfung von Produktionsänderungen. |
| Dokumentverarbeitung | PDF-Aufbereitung und Rechnungserkennung laufen in lokal gestarteten, zeit- und ressourcenbegrenzten Prozessen ohne externe OCR- oder KI-API. PDFium liest eingebetteten Text; für Scanbilder kann lokales Tesseract mit Deutsch/Englisch eingesetzt werden. Arbeitsdateien liegen in einem privaten temporären Verzeichnis und werden nach dem Vorgang entfernt; der ausgelesene Volltext wird nicht als Erkennungsergebnis gespeichert. Vorschläge werden vor Übernahme im Formular angezeigt. Datei-, Seiten-, Pixel- und Größenlimits begrenzen die Verarbeitung. | Abhängigkeiten und Sprachdaten aktuell halten, Ressourcenlimits und Fehlerfälle im Produktivabbild prüfen sowie nach Änderungen an Erkennung oder Dateiformaten erneut sicherheitlich bewerten. |
| Übertragung | Produktionskonfiguration mit HTTPS und SMTP-STARTTLS; geschützte Dokumentenordner als voreingestellte Bereitstellung für Einzelabrechnungen. Der von Benutzern ausgelöste Dokumentversand an Eigentümer und Mieter verwendet ausschließlich mit AES-256 und Öffnungspasswort verschlüsselte PDFs; das zufällige Passwort wird separat an dieselben Empfänger gesendet und nicht in Versandprotokollen gespeichert. | Tatsächliche TLS-Konfiguration, DNS-Mailauthentifizierung und Transferbewertung. SMTP-TLS ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Nachricht. |
| Speicherung und Geheimnisse | Umgebungs-/Deployment-Secrets; verschlüsselte gespeicherte Gebäude-Mailpasswörter; getrennte nicht öffentliche Upload-Speicherung. Laut Betreiberbestätigung vom 17.10.2026 produktiv aktiviert: dateibasiertes LUKS-Datenvolume für Datenbank, Uploads, PDFs und anwendungsbezogene Schlüssel; restic-verschlüsselte Sicherungen auf einem eigenen NAS in Deutschland. Die Bestätigung beruht auf Angaben des Betreibers; eine unabhängige technische Prüfung ist damit nicht verbunden. Der Betreiber bestätigt die Aufbewahrung der LUKS-Wiederherstellungsgeheimnisse und des restic-Passworts in einem persönlichen Passwortmanager. | Laufende Kontrolle des LUKS-Mounts und der verschlüsselten Sicherungen, NAS-Zugriffsschutz, Absicherung und Verfügbarkeit der Wiederherstellungsgeheimnisse bei Verlust des Passwortmanager-Zugangs sowie regelmäßige erneute Wiederherstellungstests dokumentieren. Bei laufendem entsperrtem System verhindert Speicherverschlüsselung weder jeden Datenzugriff noch physische Manipulation. Die gesamte Systemplatte, externe Hostlogs und Swap sind nicht automatisch durch das Datenvolume geschützt. Die vorhandene Verschlüsselung einzelner Mailpasswörter schützt nicht die gesamte Datenbank oder hochgeladene Dateien. |
| Nachvollziehbarkeit | Hash-/HMAC-verkettetes Kontoänderungsprotokoll, Aufbewahrungsbereinigung mit geprüftem Checkpoint und Integritätsprüfung. | Aktivierung und Überwachung der Bereinigung, Schutz des Anwendungsschlüssels und regelmäßige Prüfung des Protokolls. |
| Verfügbarkeit | Laut Betreiberbestätigung vom 17.10.2026 wurde eine Sicherung einschließlich Datenbank und hochgeladener Dateien erfolgreich wiederhergestellt. Laut Betreiberbestätigung vom 17.10.2026 laufen automatische nächtliche Sicherungen mit Benachrichtigung bei Fehlern. Bei fehlgeschlagener Bereitstellung erhält der Betreiber nach eigener Angabe eine Benachrichtigung und setzt auf die Bereitstellung des Vortags zurück. Ein Cronjob auf dem eigenen Laptop des Betreibers außerhalb des Heimnetzes prüft die Erreichbarkeit der Website und meldet einen nicht gesunden Zustand an den Betreiber. Die Prüfung setzt voraus, dass der Laptop eingeschaltet und mit dem Internet verbunden ist; eine durchgehend verfügbare Überwachung wird damit nicht zugesagt. Laut Betreiberbestätigung vom 17.10.2026 enthalten diese Prüfungen und Meldungen nur die Website-URL und den Gesundheitsstatus, keine Antwortinhalte, Anwendungsprotokolle oder Benutzerinformationen. Docker-Compose-Betrieb und Zustandsprüfungen; vorbereiteter Sicherungsablauf mit abgestimmter Datenbank-/Dateisicherung, täglichen Aufbewahrungsprüfungen sowie wöchentlichen und monatlichen Integritätsprüfungen. | Regelmäßige Kontrolle erfolgreicher Sicherungen und der Fehlerbenachrichtigung, ausreichende Kapazität, Schutz vor gemeinsamem Standortausfall, regelmäßige erneute Wiederherstellungstests, Aktivierung des geplanten täglichen Image-Builds mit automatischer Bereitstellung und der täglichen Host-Updates, Kontrolle nach Updates und Prüfung des Rückfallverfahrens einschließlich Datenbank-Kompatibilität, Ausfallreaktion und erreichbare Kontaktstelle. Keine feste Verfügbarkeitsquote zugesagt. |
| Löschung | Aufbewahrungsroutinen mit Vorschau, zwei Warnungen und geschütztem Prüfablauf; Aktivierung im Produktivbetrieb, regelmäßige Ausführung des Bereinigungsjobs und Kontrolle seiner Ausgabe auf Fehler laut Betreiberbestätigung vom 17.10.2026. Die Sicherungsrotation mit Entfernung von Sicherungen älter als 364 Tage wurde vom Betreiber ebenfalls als aktiv bestätigt. | Fortlaufende Kontrolle der Bereinigung, Mailboxlöschung, Altersrotation technischer Host-/Containerlogs und Wiedereinspielen von Löschungen nach Restore. |
| Organisation | Benannte Kontaktadresse: verwalter@qantrelian.com. Ein interner Vorfallplan mit Rollenprüfung, Eindämmung, Dokumentation und Benachrichtigungsvorlagen sowie ein Verfahren für Betroffenenanfragen und Datenrückgabe sind vorbereitet. | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Vertraulichkeit, Einführung und Erprobung des Weisungs-/Betroffenenverfahrens sowie des Vorfallplans, unabhängiger Notfallkontakt, Fristüberwachung und dokumentierte Kontrolle von Unterauftragsverarbeitern. |
Änderungen des Schutzniveaus sind entsprechend dem vereinbarten AVV zu behandeln. Interne Zugangsdaten, Netzdetails oder Wiederherstellungsschlüssel gehören nicht in diese öffentliche Anlage.